陕西省司法鉴定业务档案管理办法

第一章  总  则

第一条   为加强司法鉴定业务档案的科学化、规范化管理，确保其完整、安全及有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《全国人民代表大会常务委员会关于司法鉴定管理问题的决定》《陕西省司 法鉴定管理条例》《陕西省档案条例》等法律法规及有关规定，制定本办法。

第二条  陕西省司法厅审核登记的司法鉴定机构、司法鉴定人开展司法鉴定业务档案管理工作适用于本办法。

第三条  司法鉴定业务档案（以下简称鉴定档案）主要是司法鉴定机构、司法鉴定人在司法鉴定业务活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体和形式的历史记录，包括咨询、文证审查、调查、检查、检验和仪器检测等形成或收集的文件材料及与鉴定事项有关的其他检材等。

第四条  省级、设区的市级司法行政部门和档案主管部门负责监督、指导和检查本行政区域内鉴定档案工作。

第五条  司法鉴定机构应当落实档案工作责任制，建立健全鉴定档案工作体制机制，明确档案工作分管领导、档案管理部门、档案工作人员。

第六条  鉴定机构应当具有适应鉴定档案工作需要的专兼职档案工作人员，并保持相对稳定。档案工作人员应忠于职守、遵守纪律、保守秘密，熟悉本机构司法鉴定和鉴定档案业务知识，具备档案管理、信息管理等相关知识背景。档案工作人员离岗的，应当在离岗前办好交接手续。

第七条  司法鉴定机构委托其他机构开展档案整理、寄存、开发利用等服务的，可参照《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）执行，与满足条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。

受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保鉴定档案实体和信息安全。

第八条  司法鉴定机构应当履行以下职责：

（一）贯彻执行国家及本省档案法律法规与相关技术规范，建立健全并落实好本机构鉴定档案管理制度；

（二）指导、督促、检查司法鉴定人按规定完成所经办鉴定档案的收集、整理、归档等工作；

（三）负责做好本机构鉴定档案的收管存用等工作；

（四）定期向本机构汇报鉴定档案工作情况；

（五）负责本机构鉴定档案信息化工作；

（六）严格按照国家安全、保密有关规定，保守鉴定档案中的国家秘密、商业秘密和个人隐私；

（七）完成其他鉴定档案管理工作。

第二章  档案收集、整理和归档

 第九条  鉴定档案坚持谁鉴定、谁收集、谁整理、谁归档的原则。司法鉴定人受所在机构指派承办司法鉴定案件时，应当同步收集保存好各类文件材料，做到边鉴定边收集边整理。鉴定程序完毕后，应系统梳理、查漏补缺，剔除不属于归档范围的材料，完成初步整理，并报鉴定机构相关负责人审核签字。

第十条  鉴定文书材料整理可参照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705）执行，应遵循文件材料的形成规律，以“卷”为单位，一鉴一卷。应归档文件材料数量较多的，可以一鉴数卷。跨年度的鉴定事项，应在办结年度整理归档。

第十一条  卷内文件材料应当齐全、完整、准确，手续签章完备，全面记录鉴定活动过程，全流程证明和复现鉴定程序。文件材料的载体和书写印制材料应符合档案保管要求。鉴定档案组卷及卷内文件材料内容和排序应当符合《司法部关于印发司法鉴定文书格式的通知》（司发通〔2016〕112号）和《司法鉴定档案卷宗示范文本》（陕司办通〔2022〕72号）等有关要求。

需退还委托方的鉴定材料，应复制或拍照存档，复制的文件材料，应当有“复制件”标识。如不便复制或拍照存档的，应在卷内备考表中予以说明。

第十二条  鉴定档案保管期限一般划分为永久和定期，定期分为30年和10年。档案保管期限，从办结后下一年度起算。

（一）出具司法鉴定意见书且具有长远查考、利用和保存价值的鉴定档案永久保管，主要包括：

1．在全国、全省、本市有重大影响、重要借鉴意义的案件；

2．疑难复杂并经过多次鉴定的案件;

3．涉外案件；

4．鉴定档案案卷目录、接收登记簿、销毁清册、销毁批件、归档登记簿等；

5．其他需要永久保管的案件鉴定档案。

（二）未出具司法鉴定意见书的鉴定档案保管期限为10年。

（三）除以上两种保管情形以外，其余鉴定档案保管期限为30年。

（四）有特殊规定的，从其规定。

第十三条  鉴定档案分类一般采用“年度+鉴定执业领域·案件+保管期限”的方法，即将本机构同一年度形成的鉴定档案按照不同类的司法鉴定所解决的专门性问题进行分领域，再将同一领域中的鉴定案件根据本规定第十二条要求划分不同保管期限。

不同门类、载体档案分类方法应协调呼应，分类方案一经确定应保持一致性，不得随意变动。

第十四条  鉴定档案编号遵循一鉴一卷、一卷一档的原则，档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。立档单位编码-档案门类代码·年度-鉴定执业领域·案件代码-保管期限-案卷号。

1．立档单位编码：用鉴定机构的简称或缩称标识，如西安交通大学法医学司法鉴定中心可标识为“西交大法司鉴”；

2．档案门类代码:统一标注为“ZY·JD”；

3．年度:统一为鉴定活动完结年度；

4．鉴定执业领域·案件代码：鉴定执业领域参照《法医类司法鉴定执业分类规定》（司规〔2020〕3号）、《物证类司法鉴定执业分类规定》《声像资料司法鉴定执业分类规定》（司规〔2020〕5号）、《环境损害司法鉴定执业分类规定》（司发通〔2019〕56号）等执行，如法医临床鉴定，可标识为“临鉴”；案件代码用阿拉伯数字标识，如“0001”；

5．保管期限:永久、定期30年、定期10年分别用“Y”、“D30”、“D10”标识；

6．案卷号：用四位阿拉伯数字标识，不足四位的，前面用“0”补足，如“0001”。

示例：西交大法司鉴-ZY·JD·2024-临鉴·0001-D30-0001

第十五条  卷内文件以卷为单位编写页号，文件中有图文的页面为一页，应在文件正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字顺序编页，每卷均从“1”开始编页，卷内目录和案卷封面、封底、卷内备考表不编页。

第十六条  照片档案、录音档案、录像档案一般以件（张）为单位，纳入本机构声像类档案统一编号整理，与鉴定档案通过互见号建立联系。照片档案可参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）等执行，录音录像档案可参照《录音录像档案管理规范》（DA/T 78）等执行。

第十七条  与司法鉴定案件有关、具有保存价值、能够保管的数据光盘、胶片、样本、检材等，应注明承办单位、制作人、制作时间，附司法鉴定案卷归档存放或注明相关鉴定档案互见号，单独整理存放。

第十八条  司法鉴定人应当在鉴定事项办结后30个工作日内完成初步整理，并向本单位档案工作人员归档，任何人不得据为己有或者拒绝归档。档案工作人员接收时，应办理归档手续，做好交接记录，交接记录包括：序号、档号、卷数、页数、归档人、归档日期、接收人等信息。

第十九条  档案工作人员对已归档的案卷，应当按鉴定类别，分类编制案卷目录及其他检索工具。案卷目录应设置序号、档号、立卷部门、鉴定类别（领域）、案卷题名（鉴定事项）、日期、保管期限、页数、备注等要素，案卷目录应打印装订成册。

第三章  档案管理和利用

第二十条  司法鉴定机构应当设立专门的档案库房。库房设计和建设应符合国家及档案行业有关标准规定，具备防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等要求，并定期保养和维护有关设施设备，确保档案实体安全。库区内应清洁整齐，不得存放与档案无关的物品。

第二十一条  司法鉴定机构发现存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除安全隐患。

档案管理人员应当定期检查和清点档案，对破损、变质、字迹褪色档案采取修补、复制等有效防治措施。发生鉴定档案损毁、信息泄露等情形的，司法鉴定机构应当及时向所在地区司法行政部门、档案主管部门报告。

第二十二条  司法鉴定机构合并、分立、撤销或注销时应当明确鉴定档案管理职责：

1．司法鉴定机构合并的，其鉴定档案由合并后的司法鉴定机构保管;

2．司法鉴定机构分立的，分立前应协商、明确鉴定档案由分立后的其中一个司法鉴定机构保管；

3．司法鉴定机构撤销或注销的，撤销或注销前应请示同级司法行政部门，明确鉴定档案的归属和流向。

第二十三条  司法鉴定机构应当建立健全鉴定档案利用制度，根据档案的内容和利用方式等，明确利用权限、范围和审批手续。利用档案应当履行相关手续，进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

第二十四条  查阅和复制鉴定档案需经司法鉴定机构档案工作分管领导批准，在指定地点阅览、指派专人监督。可摘抄或复制的鉴定档案仅限于原始文证材料，鉴定过程中的讨论、研究鉴定事项的会议记录、专家会鉴意见等不得摘抄、复制。

复制档案应当经档案人员核对，注明“复制件与原件一致”字样，并加盖本机构印章。鉴定档案原件无特殊情况，一律不得带离阅览场所。

第二十五条  司法行政部门、司法鉴定协会因案件评查、投诉处理等工作需调阅、复制鉴定档案的，司法鉴定机构应予以配合，无正当理由不得拒绝提供。

司法鉴定人因工作需外借鉴定档案的，应当经司法鉴定机构负责人批准并限期归还，因特殊情况无法按期归还的，应当及时办理延期手续。

第二十六条  司法鉴定机构档案工作人员应当现场查验归还档案的完整性、齐全度等，发现有案卷被拆或卷内档案被抽取、涂改、勾画、增删、污损、短缺等情况的，应立即向本机构档案管理部门报告，并及时追查。

第二十七条  未经司法鉴定机构负责人批准，不得对鉴定档案拍照、摄像。因工作原因知悉档案内容的人员须严格遵守利用制度，保守国家秘密、商业秘密和当事人隐私，不得违规向任何人提供档案、扩大利用范围、向他人泄露档案内容。

查阅利用涉密的鉴定档案，应当符合国家保密法相关规定。

第四章  档案统计和销毁

第二十八条  司法鉴定机构应当建立完善档案统计工作，定期统计所保管的鉴定档案、档案年度出入库情况、档案利用情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况等，建立档案统计台账。档案统计以原始记录为依据，数据应当准确、可靠。

第二十九条  司法鉴定机构应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。档案鉴定工作由本机构牵头，必要时可邀请相关领域专家参与。

鉴定结束后形成鉴定工作报告，对仍需继续保存的档案重新划定保管期限并作出标注；对确无保存价值的档案按规定予以销毁。档案鉴定报告由参与鉴定工作的全体成员签字确认。

第三十条  经鉴定失去保存价值的档案材料，由司法鉴定机构档案工作人员编制销毁清册（一式两份），列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保期限、已保管时间和销毁时间等内容，经鉴定机构主要负责人签字、档案工作人员和监销人清点核对后，在指定场所销毁。销毁档案时，由两人以上监销并记录档案销毁事项。

未经批准，不得擅自销毁任何档案。

第三十一条  电子档案和档案数字复制件需销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保销毁电子档案和传统载体档案数字化成果，在线存储设备、容灾备份系统、离线存储介质中均不可识读。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据中自动记录销毁活动。

涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规范》。

第五章  档案信息化建设

第三十二条  司法鉴定机构应当加强鉴定档案信息化建设，有计划开展传统载体档案的数字化工作和电子文件归档、电子档案管理工作。

第三十三条  司法鉴定机构应当根据本机构信息化发展实际，配备满足档案信息化管理需要的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等，并适当冗余、方便扩展。有条件的鉴定机构可建立电子档案管理系统，设置档案收集、整理、保存、利用、鉴定、统计、备份、管理等基本功能，并与本单位其他信息系统相互衔接、规范运行。

第三十四条  电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。电子档案与传统载体档案并存的，应当在电子档案管理信息系统内将二者建立关联。

第三十五条  司法鉴定机构应当积极、规范、安全开展传统载体档案数字化工作，齐全收集数字化过程元数据，数字化复制件应与档案实体保持一致。档案数字化可参照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62）、《实物档案数字化规范》（DA/T 89）及国家档案局档案数字化外包安全管理相关规范执行。

第三十六条  司法鉴定机构应当做好档案数字化、电子文件归档与电子档案管理过程中的安全保密工作，严格遵守保密有关规定，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄等。

第三十七条  司法鉴定机构应当实施全方位安保措施，选择符合要求的在线或离线存储方式，存储数字化和电子档案内容数据、目录数据、元数据和各类管理日志等，并定期开展备份工作，确保档案信息安全。

第六章  档案监督检查

第三十八条  司法行政部门、档案主管部门可按照有关法律、法规、规章等，开展鉴定档案监督检查，检查内容包括：档案工作责任制和管理制度落实情况；档案库房、设施、设备配置使用情况；档案工作人员管理情况；档案收集、整理、保管、提供利用情况；档案信息化建设和信息安全保障情况等。司法鉴定机构和相关人员应予以配合。

第三十九条  司法行政部门、档案主管部门工作人员应当按照法定职权和程序，开展监督检查工作，不得谋取利益，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私。

第四十条  司法鉴定机构及其档案工作人员、司法鉴定人违反档案管理有关法律、法规、规章和行业规范的，由司法行政部门、档案主管部门依法进行处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四十一条  司法鉴定机构的任何部门和个人有权向司法行政部门、档案主管部门举报档案违法行为，接到举报的部门应当及时依法处理。

第七章  附  则

第四十二条  本办法自印发之日起施行。《陕西省司法鉴定业务档案管理办法（试行）》（陕司通〔2017〕66号）同时废止。